Success Story · Unternehmen

Pimster Creations GmbH. Ein Betriebsmodell für die ganze Agentur.

Pimster Creations ist eine Agentur für Sport-, Event- und Showmarketing mit eigenem Athletenmanagement. Mit der Geschäftsführerin haben wir seit Juni 2026 die Abläufe der Agentur aufgenommen, neu geordnet und Schritt für Schritt mit einem CRM und Claude als zentraler KI-Plattform unterlegt.

Erstgespräch vereinbaren Zu unseren Leistungen
Ebene
Unternehmen
Zeitraum
Juni bis November 2026
Kernprozesse
5
Format
Workshops vor Ort und laufende Begleitung
Ausgangslage

Viel Wissen bei einer Person. Wenig davon im System.

Viele Entscheidungen und Abläufe liefen über die Geschäftsführung. Kontakte, Angebote und Absprachen lagen verteilt in Postfach, Tabellen und einzelnen Werkzeugen.

Bevor über Werkzeuge gesprochen wurde, sollte klar sein, wie die Agentur arbeitet und wo KI in diesen Abläufen helfen kann.

Vorgehen

Diagnose. Design. Deliver.

  1. Diagnose

    Fünf Kernprozesse aufnehmen

    Im Strategiegespräch und im Vorab-Termin haben wir fünf Kernprozesse festgelegt: Athletenmanagement, Content-Produktion, Kundenmanagement für Verbände, Vertrieb und Akquise sowie interne Abläufe und Werkzeuge. Im zweitägigen Workshop in Köln folgte je Prozess die Ist-Aufnahme, danach die Lücken und ihre Priorisierung.

  2. Design

    Betriebsmodell und Grundsätze

    Aus dem Workshop entstand ein Entwurf des Betriebsmodells mit einer Roadmap. Für das CRM haben wir im Folgetermin Grundsätze festgelegt: Zuerst wird das CRM sauber aufgesetzt, die Automatisierung über mehrere Systeme folgt in einer zweiten Phase. Outlook bleibt das Mailprogramm, das CRM dient als Ablage und Protokoll.

  3. Deliver

    CRM, Claude und Knowledge Management

    HubSpot ging Ende Juli in Betrieb. Danach haben wir Claude als zentrale KI-Plattform über alle Ebenen eingeführt, mit Team-Lizenzen und festen Regeln für Projekte, Skills und Konnektoren. Parallel entstand im SharePoint ein Knowledge Management, aufgebaut entlang der ersten Use Cases wie Gutschrift und Athletenbriefing. Drei Workshops vor Ort haben die Schritte gesteuert.

Ergebnis

Geliefert auf drei Ebenen.

Organisation

Betriebsmodell und gemeinsame Basis

Abschlussunterlage mit Betriebsmodell, Prozessen, CRM-Dokumentation und Wissensstruktur. Claude-Skills für alle, etwa zu Tonalität und Marke, und freigegebene Konnektoren zu HubSpot, Microsoft 365 und Notion. Master ist das KI-Handbuch im SharePoint, die Freigabe liegt bei der Geschäftsführung.

Business Unit

Fachbereiche mit CRM und Claude

Kontakte, Deals, Angebots- und Rechnungslogik in HubSpot. Je Fachbereich geteilte Claude-Projekte und Skills, etwa das Projekt Athletenbriefing und der Skill für Gutschriften. Owner ist jeweils eine Fachrolle.

Mitarbeitende

KI im Arbeitsalltag des Teams

Chat, Memory und eigene Projekte für die persönliche Arbeit. Dabei gilt: Was nur in einem privaten Account liegt, gilt als nicht vorhanden. Ein ganztägiger Team-Workshop mit Claude-Schulung ist als nächster Schritt vereinbart.

Wie es weitergeht.

Die Abläufe der Agentur sind neu geordnet und mit CRM und Claude unterlegt. Als Nächstes geht es in die KI-Begleitung: Wir begleiten die Agentur dabei, das Betriebsmodell im Alltag weiterzuentwickeln und weitere Abläufe mit KI zu unterstützen.

Zur KI-Begleitung